Atunci cand incepem sa scriem un proiect, e bine sa pornim de la o idee de proiect si de la o problema reala – problema mea cea mai mare cand stateam la gazda mea era ca niciodata nu ajungeam la timp sa ii deschid omului cu lumina, pentru citirea contoarului. Mi-as fi dorit sa am contoarul pe palier, ca sa il citeasca si singur si eu sa nu stau stresata ca trebuie sa ma duc acasa sa ii deschid usa. Pentru 5 minute, pierdeam 3 ore de munca.
La ce ne gandim cand scriem un proiect - poza realizata de Melania Coman, inspirata de cursul de Scriere de proiecte al lui Ciprian Nicolae - CONSTRAIN
problema = situatia actuala = contoar in casa
grup tinta = toti locatarii de blocuri vechi, unde contoarele de lumina sunt in casa
situatia dorita = contoar pe palier
beneficiari = % / toti locatarii de blocuri vechi, ale caror contoare se vor muta din casa pe palier
Pot sa scriu un proiect? Evident ca acum am cel putin o parte destul de importanta a proiectului clara, deci… in principiu, da, as putea sa fac asta. Daca m-as numi… cum ii cheama pe cei care se ocupa de asta? A, Electrica… Sau primaria… Sau, de ce nu, o simpla asociatie de proprietari…
(Fac o paranteza care se impune – eu am renuntat acum cativa ani buni la televizor… De asemenea, am renuntat la multe dintre modalitatile umane de a se informa… Cand scriu un proiect, aflu totul despre domeniul proiectului, piata, who’s who, proces de productie, etc. Dupa aceea, incerc sa impachetez in memoria de lunga durata cat mai multe, iar restul se arunca – este o buna modalitate de a ramane cat de intreg la cap poate ramane un consultant.)
Ce mai trebuie sa fac? Trebuie sa imi cuantific grupul tinta – fiti intotdeauna atenti la numere – desi acum incercam sa sensibilizam pe finantator si sa ii spunem ce nasol ne e noua, locatarilor de bloc sa plecam 1 joie pe luna de la munca cu 3 ore mai devreme ca sa ii deschidem omului de la lumina sa citeasca contoarul, la faza de buget si analiza cost-beneficiu trebuie sa il dam pe spate… Ideea e ca dupa ce finantatorul (ma rog, evaluatorul lui) va citi proiectul, sa spuna: „Doamne, cum m-am descurcat eu fara proiectul asta pana acum????”
Hai sa revenim totusi, la a clarifica termenul de problema – Cineva foarte inteligent spunea ca atunci cand ai la indemana un ciocan, tinzi sa abordezi toate problemele ca pe niste cuie…
Problema, in viziunea finantatorului poate sa fie o situatie nu tocmai roza, de aceea pentru partea din stanga am folosit un mov deschis, sau poate sa fie o oportunitate – exact opusul semantic al cuvantului „problema”. De ce? Pentru ca si o oportunitate pe care o vezi, dar pe care nu stii sa o finantezi devine, invariabil, o problema…
Obiectivul… obiectivul este ceea ce imi doresc eu sa am in viitor – intr-un viitor nu prea indepartat, eventual ar fi bine sa fie pana ajung la pensie, cand oricum nu voi mai avea de ce sa fug de la serviciu, pentru ca, nu-i asa, oricum voi sta acasa…
Ca sa nu va dau totul mura in gura, o sa va dau ca tema de gandire cum sa formulam obiectivul pentru o asociatie de proprietari, pentru a obtine finantare pentru asa ceva…
Descrierea proiectului va cuprinde:
-Strategie si resurse (cum, cu cine si cu ce)
-Activitati
-Rezultate
-Indicatori masurabili de verificare
In principiu, asta e de ajuns – modul in care le cosmetizam este cu totul si cu totul altceva… De exemplu, am putea sa realizam un Gantt Chart – eu personal prefer Excel pentru asa ceva, in locul unor instrumente mai serioase de lucru, gen Microsoft Project sau Primavera, desi exista cateva astfel de instrumente gratuite online si nu e deloc dificil sa le utilizam.
Excelul ne ofera formule – Multumesc lui Dumnezeu pentru cel care a inventat Excelul, mie una mi-a facut viata mult mai usoara! – dar ne ofera si modalitati grafice de reprezentare… bare, grafice, etc.
Tot asa am putea sa realizam un Logframe = matrice logica (Logical Framework Matrix), care iarasi este un instrument deosebit de valoros pentru project planneri / project writeri si project manageri.
Logframe-ul ne arata pe verticala – obiective (general+specific / specifice), rezultate, activitati, iar pe orizontala: descriere, indicatori de verificare obiectivi, surse de verificare si ipoteze de lucru – pentru activitati, se mentioneaza costuri si resurse. Obiectivul general al proiectului nu are nici o ipoteza atasata – trebuie sa fie in asa fel formulat incat sa eliminam situatia in care el nu se va realiza. (De fapt, proiectul se scrie dupa completarea matricii logice – ea este poza cea mai realista a proiectului)
Matricea logica sau o alta poza a proiectului
Daca ati inceput sa scrieti proiectul fara sa va completati un Logframe, mai ganditi-va! Fiecare dintre punctele mentionate mai sus va duce intr-unul dintre capitolele obligatorii ale unei cereri de finantare pe fonduri structurale – obiectivele si ipotezele in context si justificare, precum si in project management (evaluarea riscurilor), rezultatele si indicatorii sunt capitole distincte in cerere, activitatile la fel…
Si iata cum, cu un simplu instrument pe care il gasiti cu orice cautare pe google, puteti sa invatati sa scrieti un proiect…
Pana data viitoare!
Bazilica Cisterna - Istanbul
Am invatat enorm de multe din calatoria asta la Istanbul – pe langa faptul ca femeia are in continuare un statut aparte in societate – toti barbatii ne lasau sa stam jos in autobuz, iar eu am crezut ca asa sunt ei, politicosi… De fapt, e ceva de genul: fetele cu fetele si baietii cu baietii… fetele cu baietii doar daca au o legatura de rudenie, din ce puteam percepe eu… 🙂
Mai stiu doar 3 cuvinte in turceste – sa nu credeti ca am invatat prea multe, numai cat sa ma descurc sa primesc indicatii despre cum o sa ajung din A in B – multumesc (tesekurler), aeroport (havalimani) si stanga (sol)… Restul le-am uitat. Si in plus, am vorbit foarte mult cu turcii, pana ma dureau mainile…
Dar cel mai mult am invatat despre atitudine – si mi-a placut enorm atitudinea lor, a turcilor… E o atitudine de invingator. Totul la ei in tara merge dupa reguli bine stabilite – oamenii sunt mult mai politicosi, mai saritori si mai decenti decat in Romania, desi sunt mai saraci. Si, desi Istanbulul este parca mai aglomerat decat Bucurestiul, acolo nu m-am simtit deloc coplesita. A fost o introducere destul de lunga pentru mesajul pe care voiam sa il pun – si la care m-am gandit de la primul post…
Imi aduc aminte ca atunci cand m-am angajat, seful meu si-a exprimat parerea despre mine intr-un cuvant: ATITUDINE! A zis ca asta ma caracterizeaza… Habar nu avea, saracul, cate dreptate avea!
Zilele astea am avut o atitudine pozitiva – desi multa lume a incercat sa ma enerveze, dar nu m-am lasat.
De multe ori, in fata multor probleme simple sau a unor oameni iritanti, disperam… Zilele astea mi-am adus aminte de locurile pe care le-am vazut anul asta, de lucrurile pe care le-am realizat, de oamenii pe care i-am pierdut, de oamenii pe care i-am intalnit, de ce s-a mai intamplat prin lume…
Faptul ca am vedere la un cimitir – da, stiu…, langa care este un parculet mititel de tot, m-a facut probabil sa imi schimb incetul cu incetul atitudinea… Si fiind la final de an – si la analiza bilantiera – toate lucrurile bune care mi s-au intamplat anul asta au tinut de atitudine. Si toate lucrurile rele care mi s-au intamplat anul asta au tinut tot de atitudine… 🙂
Am citit multe carti de leadership si altele asemenea zilele astea – intru in sesiune in ianuarie si am teme de facut… Toate vorbesc despre cat de important este sa ai o atitudine pozitiva… Intorcandu-ma la proiectul UNDP pe care l-am scris impreuna cu colegii mei, nu pot sa nu imi aduc aminte de atitudinea noastra in momentul in care am inceput lucrul – prima faza e negarea… Cel putin asa se lauda psihanalistii americani… „Eu n-o sa pot face asta”…
In momentul acela, cand am acceptat manusa aruncata de sefa noastra si am facut ceva ce nu mai facusem, noi am acceptat sa ne schimbam atitudinea… Pentru unii, lucrul acesta se poate intampla o data, dupa care se intorc la confortul fiecarei zile, cand nu trebuie sa isi asume schimbari… Pentru mine, momentul acela a fost momentul in care mi-am spus: „Melania, nu exista nu pot… Exista nu vreau… Si daca tot repeti asta lui frate-tu, prietenelor tale cele mai bune, colegilor tai si tuturor celor care spun ca nu pot face ceva, ce-ar fi sa te asculti si sa faci ceea ce trebuie facut. Care e problema? Nu stii… Pai asta e cu totul altceva…”
Si atunci am inceput sa vreau sa vreau… Sa vreau sa fac mai mult, sa vreau sa stiu mai mult, sa vreau sa fiu mai mult… Si am avut noroc de oameni care cred in mine si care considera ca return on investment la timpul pe care il petrec invatandu-ma ceva este mult mai mare decat daca ar face altceva, deci nu as avea scuze vreodata daca as spune ca nu pot face ceva…
Citat de pe fatada scolii din Dragoslavele: „Voieste si vei putea! Lumineaza-te si vei fi!”
Asa cum am promis, revin cu un nou post despre scrierea de proiecte…
Va amintiti analogia cu inotul? Cam asa se intampla si cu scrierea de proiecte… Daca e sa o luam asa, in lunga calatorie de a deveni cel mai grozav consultant din Galaxie – si pe care, cel putin din punctul de vedere al project managementului, eu am inceput-o si am continuat-o aiurea, de la coada la cap – adica intai am implementat si dupa aia am scris – scrierea de proiecte este branciul pe care ti-l trage cel mai bun prieten, cand te duci la strand si iti e frica sa sari in apa… Exact – sutul care te duce cu un pas mai inainte… sau mai aproape de inec.
Sa fiu sincera, cand am scris primul meu proiect, l-am scris pentru ca nu am avut incotro… Tin minte de parca ar fi fost ieri cum am primit caietul de sarcini de la un expert (o doamna deosebita – alina bargaoanu) pentru un proiect al UNDP. Ma intreba daca firma la care lucram merge la licitatie – evident ca nu mergea. Sefa mea mi-a zis: „Daca vrei sa mergi pe proiectul asta, eu nu te opresc. Dar nu are cine sa il scrie, asa ca da-i bataie! Mai ai doua saptamani!”
Ne-am strans cei trei juniori intr-un birou si am inceput sa ne gandim cum sa il facem…
Intre noi toti era prezenta, ca o plasa invizibila, INDOIALA… Nu ne-a spus nimeni ca ne taie capul daca nu il castigam, dar cred ca ni-l doream cu totii enorm de mult, pentru ca era proiectul nostru…
Punerea cuvintelor unul dupa altul a ramas la mine. Abordarea si strategia le-am facut impreuna. Expertii formatori i-am gasit impreuna. Colegul meu a facut un Gantt Chart minunat (lui ii placeau – mie nu imi plac nici acum, dar – asa cum va povesteam – in viata facem si ce nu ne place), colega mea m-a ajutat cu tot ceea ce insemna CV-uri si cu partea de review. Pana la urma a iesit un proiectel de 50 si ceva de pagini, care trebuia semnat, stampilat si numerotat de mana si trimis. Sefa noastra l-a vazut in diagonala si tin minte ca imi tot spunea „Eu cred ca e foarte bine, Pisi!”. Ce-o fi fost in sufletul ei, nu stiu. Dar stiu ca noi ne uitam unii la altii, cu emotie si cu o mare, mare bucurie – ala era bebele nostru…
L-am castigat – de doua ori. Pentru ca cineva a cerut reevaluare… Si s-a dovedit ca si la reevaluare tot noi am fost mai buni. Si l-am implementat – in loc de 4 luni, in 6 saptamani, cu 1 decembrie 2006 in intervalul asta.
De ce l-am castigat? Pentru ca planificarea statea in picioare, pentru ca acoperea in intregime cerintele Clientului si pentru ca avea si ceva chestii de valoare adaugata…Numai la impact am cam avut o mica-mare surpriza neplacuta – rezultatul proiectului nostru – un centru de resurse informationale si de consultanta privind fondurile structurale… s-a desfiintat.
Am invatat multe din experienta asta: primul lucru a fost ca trebuie sa faci ceea ce te temi sa faci, si astfel iti vei dovedi ca, de fapt, nu trebuia sa iti fie teama de acel lucru (asta e o lectie universal valabila). Al doilea lucru pe care l-am invatat a fost ca un proiect nu se va implementa cum te-ai gandit tu initial – efortul de re-planificare, de coordonare, de negociere si de antrenare a resurselor umane, in special, daca este bine dozat, poate duce la o experienta de invatare extraordinara!!! Iar al treilea lucru pe care l-am invatat a fost ca, de multe ori, pentru a avea un impact real, un proiect trebuie sa fie necesar in primul rand Beneficiarului… Asta era un proiect de care nu avea nimeni nevoie. De-aia nu a supravietuit rezultatul lui.
Zilele trecute – vineri, sambata si duminica (mai bine zis noptile respective), am lucrat impreuna cu o prietena la un proiect pe POSDRU Axa VI, pentru fundatia ei.
Ea se teme, de multe ori, ca aia nu-i bine, ailalta e nu stiu cum, etc… Ma scoate din minti!!! Scrisese un proiect minunat – din pacate aplicatia celor de la POSDRU are restrictii de caractere – o nebunie!
Consultantul a venit si a „pieptanat” proiectul Beneficiarului – asta este un proiect dorit, un proiect necesar, un proiect care, daca s-ar implementa, ar aduce beneficii unor tineri deseori „ocoliti” de societate – tinerii cu autism.
Ca sa va spun sincer, am fost onorata ca m-a ales pe mine – dintre toti consultantii – sa ii revizuiesc proiectul. Contributia mea a fost minimala, pe cand ceea ce am invatat pe parcursul scrierii si revizuirii acestui proiect a fost extraordinar si imi va ajuta probabil, mult timp de acum incolo.
Concluzia mea, dupa un an de scris proiecte pe fonduri structurale, este ca toata nebunia incepe cu prima propozitie pe care ai scris-o – la mine in minte, proiectul prinde forma cu mult timp inainte sa il scriu. Dar nenorocita aia de prima propozitie imi ia, ca timp de „bibilire”, de obicei, cam cat imi ia sa scriu restul proiectului…
Pentru voi ce ce de-abia va apucati sa scrieti proiecte, sfatul meu este sa incepeti sa il scrieti asa cum simtiti voi… Vizualizati unde vreti sa va duca acest proiect, numarati beneficiile sale, ganditi-va ce aveti de facut sa ajungeti acolo si apoi structura logica a traseului. Pentru ca un proiect este, ca si linia dreapta, care cea mai scurta distanta intre 2 puncte, cea mai scurta distanta intre ce aveti acum si ce va doriti sa aveti.
O sa vedeti ca o sa fac de multe ori analogii… Mi se pare ca ajuta la invatat…
Pana data viitoare, ii multumesc doamnei care mi-a trimis un prim comentariu, pentru ca a fost imbucurator si incurajator!
De multe ori, i-am vazut pe colegii mei de Master (Cibernetica, ASE – Managementul Informatizat al Proiectelor) ramanand muti in fata unor aspecte teoretice greoaie, cu care, in mod normal, in practica, nu te lovesti.
Nu era vina lor, ei tocmai ce terminasera Cibernetica, se inscrisesera (datorita dragului de proces Bologna) la master si munca lor, in programare sau in alt domeniu, nu ii pusese inca fata in fata cu prea multe situatii in care sa constientizeze ceea ce invatau.
Pentru mine, multe dintre lucrurile pe care le auzeam teoretizate nu erau noi. Cu toate astea, aveam adesea reactii de genul: „bai, ce fain era daca as fi stiut eu asta cand….” (urmate, evident, de o palma peste frunte). Si ia ghiciti? M-am aflat intr-o situatie in care stiam care ar fi fost pasul natural, conform teoriei si am facut ce mi-a dictat instinctul si bunul simt… Si a mers! Si mi-am dat seama, cu mare bucurie, ca tot ceea ce eu facusem pentru 2 ani de zile inainte de a incepe masterul, facusem din bun simt si intuitie… Si cu tristete, am realizat ca incercand sa aplic teoria, nu mai am timp de project management…
Asa ca, intre noi fie vorba, managementul de proiect e ca inotul – sari in apa, dai din picioare si speri ca o sa ajungi la mal… o mai iei pe aiurea, mai inghiti niste apa, te mai poticnesti, dar nu ai voie sa te ineci. Evident, multi dintre noi raman la stadiul de inotatori – plutitori si doar cativa fac performanta… Astia scriu carti, teoretizeaza, terorizeaza punand tot felul de definitii si uita ca de fapt, s-au apucat de project management asa cum te apuci de inot – pentru ca e folositor sa nu te ineci, dar ce e mai important este sa te distrezi facand ceva ce iti place.
De ce e util sa stim ceva teorie de project management? Pai e util, pentru ca iti explica cum ajungi din A – unde esti acum, in B – unde ai vrea sa fii… cu ce bani, cu ce resurse si in ce parametri calitativi. Cum sa scrii un proiect, cum sa-l planifici, cum sa il „vinzi” unui finantator, cum sa il implementezi… tine, evident si de project management, dar tine mai mult de pasiune, de competenta, de angajament si de entuziasm, pe care le ai doar tu, si pe care nu ti le poate da sau lua nimeni.
Imi place sa cred ca eu ii las unui beneficiar, dupa ce i-am scris proiectul, un nou skill – acela de a sti unde sa caute informatia… Cei mai multi ma intreaba: de ce ma intrebi despre trecut, despre cum am inceput afacerea, despre modul cum relationez cu oamenii – cu angajatii si clientii, in principal??? Pentru ca eu acolo iti citesc viitorul si vad unde vei fi peste 5 ani, este raspunsul meu invariabil…
Dar, mai multe despre scriere, in urmatorul articol…
Comentarii recente